-
Tervszerű megrendelések
Az igények koordinálását célszerű előre megtervezni a beszerzési tervnek megfelelően. A beszerzési terv iránymutatást ad a felhasználóknak az igényeik földrajzi és időbeli sajátosságainak megfelelő teljesítésére és a szállítók számára kiszámíthatóvá és tervezhetővé teszi a hozzá beérkező megrendeléseket.
-
Készletgazdálkodás ésszerűsítése
Készletszintek meghatározása szükséges a pótlási idő figyelembe vételével. Szállítókkal partneri kapcsolatban álló szervezetek esetén a szállító árukészlete, vagy szállítási képessége "külső" raktárként is üzemelhet, a készlet szintje csökkenthető. Nem termelési célú készletek felhalmozása csak olyan termékek esetén finanszírozható ésszerű mértékben, amelyek felhasználásának üteme nem pontosan kiszámítható, vagy a jelentkező hiány a pótlási időszakra fennakadást okozna. Egyéb esetekben tervszerű beszerzéssel minden igénylő pontos, mindkét fél által ismert időben jut a megrendelt termékhez, szükségtelenné téve raktárkészlet fenntartását.
-
Beszerzési árak optimalizálása
Megfelelő szállító kiválasztása a legfontosabb számszerűsíthető és nem számszerűsíthető szempontok alapján. A beszerzési árak esetén a mérlegelendő szempontok lehetnek:
- a szállító versenytársaihoz viszonyított ár
- fizetési határidő
- beszerzési piackutatás
- árnövelő és árcsökkentő tényezők
- kapcsolódó szolgáltatások értéknövelő hatása
- fuvardíjak és szállítási költségek
- a termék (esetleges) raktározási költsége
- finanszírozási költségek
-
Az igények pontos meghatározása
A megrendelések elkészítéséhez a későbbi idő és költségmegtakarítás érdekében nagy pontosság szükséges. Lehetőség szerint a megrendelt termékeket cikkszám, vagy más pontos azonosító alapján kell megrendelni, ez a szállító partner részére is pontos terméket határoz meg. Ha ez a termék jellege miatt nem lehetséges, úgy kerüljük az általános meghatározásokat, mert a piac sokszínűsége miatt általános meghatározásokon mindkét fél mást érthet. Ilyen esetben a partneri kapcsolatban lévő szállítóval szükséges egyeztetni és azt követően annak megfelelően a közösen megállapodott elnevezést, vagy kódot kell megadni.
Célszerű, ha a megrendelés az alábbi adatokat pontosan tartalmazza:
- megrendelés száma (azonosítás, visszakeresés)
- szerződő felek neve, címe
- szerződés tárgya, termékmegnevezés (cikkszám, kód, egyéb azonosító)
- pontos mennyiség, mennyiségi egységgel
- szállítás kért dátuma
- szállítási feltételek
- csomagolás, vám, INCOTERMS klauzúra - kockázat-és költségátvállalás
- szállítási cím, szállítás módja
- ár, pénznem, engedmény
- keltezés, fizetési feltételek - fizetés módja és ideje, speciális beszerzési feltételek, aláírás
-
A piac és annak változásainak folyamatos figyelése
A szállítóktól és a piac szereplőitől szerzett információk összegyűjtése, a beszerzési területtel kapcsolatos szakmai kiadványok ismerete szükséges. A szállítóktól szerzett információk alapján lehetséges megismerni az új, vagy esetleg megszűnt piaci szereplőket, vagy a beszerezni kívánt termékekkel kapcsolatos gazdasági-jogi háttér változásait is.
-
Az információk reprezentatív, a piacon meghatározó és elismert szereplőitől történő beszerzése
Nyilvános adatbázisok, Internet keresők, közbeszerzéssel kapcsolatos kiadványok használatát követően felkeresett szállítóktól bemutatkozó és referencia anyagok bekérése után meghatározható a komoly piaci részesedéssel, vagy speciális tapasztalatokkal rendelkező szállítók köre. A tőlük begyűjtött és összehasonlított információ már hitelesnek tekinthető.
-
A termékfejlesztések adta lehetőségek kihasználása
A szállítók, vagy szállítónak jelentkező cégek ajánlatában szereplő újdonságokat tartalmazó kiadványokat ne dobjuk ki. Vizsgáljuk meg, hogy jelenthet-e megtakarítást egy adott termék fejlettebb változatának rendelése, vagy helyettesíthetünk-e valamely terméket egy újabb technológiával készített, vagy modernebb termékkel. Amennyiben megtakarítást jelenthet, úgy a váltás indokolt. Kérje szállító partnerét, hogy a tőle rendelt termékek választékát bizonyos időközönként vizsgálja át és tegyen javaslatot a korszerűbb termékek cseréjére.
-
Korszerű technológián alapuló integrálható web 2.0 rendszerek alkalmazása
A web 2.0 rendszerek alkalmazása a beszerzést végző szervezetek számára általában nem jelent többletköltséget, hiszen csak az igénylő, vagy megrendelő részére kell nyílt Internet kapcsolatot biztosítani. Ezek a rendszerek közvetlen kapcsolatban állnak az üzemeltetők rendszereivel, így biztosítva a gyors reagálást. Alkalmazásuk a folyamatok automatizálásával és testre szabásával gyorsítja, egyszerűsíti és általában olcsóbbá teszi a beszerzést.
-
Elektronikus adatforgalom
Tájékozódjon, hogy szállító partnerével van-e lehetőség elektronikus adatforgalomra. Ez nem kizárólag a megrendelések fogadása és visszaigazolása lehet, hanem azokon túl akár jelentheti elektronikus számla és szállítólevél kiállítását és fogadását is.
-
ERP rendszerek összekapcsolása
Az informatika fejlődésével lehetővé vált, hogy akár különféle integrált vállalatirányítási rendszerek egy közösen kialakított interfészen keresztül közvetlen adatforgalommal kommunikáljanak. Az így működtetett rendszerek a leggyorsabbak és leghatékonyabbak, hiszen mindkét fél számára élőmunkát takarít meg, a többszörös adatrögzítésből adódó hibákat pedig kizárja. Ez a módszer a beszerzési rendszerek között a leghatékonyabbnak tekinthető.
